急成長する会社にあわせ、クラウドサービスをGoogle Workspaceに統合。スムーズな導入を経て、業務効率化を実現。
アクリアは、会計コンサルティング業務を行う株式会社アクリアと、税務申告、経理代行などの支援を行う税理士法人アクリアの2社体制で、会計税務に関連する業務を幅広く支援しています。
同社では、2022年12月より Google Workspace を導入しています。導入を担当した税理士法人アクリア佐藤綾子さん、長嶺一輝さんにお話を伺いました。
課題
- 複数のクラウドサービスの利用により、利便性が低下
- 会社の成長に伴う社員数の増加により、アカウント設定の工数が増加
- ファイルのバージョン管理が煩雑で、同時編集ができない
対策
- Google Workspace への統合
- ZUNDAによる導入支援サービスの利用
- 段階的な導入プロセス（ Google Workspace 導入→共有ドライブ移行）を実施
効果
- IT環境の一元化によるコスト削減と利便性向上
- ZUNDAとの定例オンラインミーティングとチャットサポートによりスムーズな導入を実現
- カレンダーからの会議設定やファイル同時編集などによる業務効率化
急成長する組織にあわせて、クラウドサービスの統合を検討。
佐藤さんの主な業務は、上場企業やその子会社の月次決算、四半期決算、税務申告など全般に渡る経理支援業務です。長嶺さんは、佐藤さんのアシスタントとして、これらの業務に携わっています。なぜお二人がシステム導入に携わったのでしょうか。
「新卒でエンジニアとしてデータベースの会社に入社し、その後転職して職種を変えました。他の税理士よりもITに関する知見が高いことから、担当することになりました」（佐藤さん）
「前職がITエンジニアだったので、IT関連の知識があることから、自ら導入担当者として手を挙げました」（長嶺さん）
システム移行のプロジェクトは、急成長する組織に合わせて最適なサービスを探すところからスタートしました。
「すでに複数のクラウドサービスを利用していたので、これらを一本化すれば、コスト削減と利便性向上につながると判断しました。特にこの数年は採用を強化しているため、新入社員が入社するたびに、複数のサービスのアカウント設定をするのに時間がかかっていました。サービスを統合することで、設定作業の効率化が図れるうえ、新入社員もシステム環境への順応がより容易になると考えました」（佐藤さん）
支援先の探し方がわからない...。セミナーで知ったZUNDAの支援内容を知り依頼。
Google Workspace を検討するきっかけは、マネーフォワード社とZUNDAによるグループウェアの共催セミナーへの参加でした。お二人は、まずは一般的な知識を身に付けようと参加したそうです。
「選択肢として、Microsoft 365とGoogle Workspaceがありました。 Google Workspace は、メンバーとのカレンダーの共有のしやすさなど使いやすさに加えて、個人で利用したことのあるサービスの法人版であることと、コストで優位性があったことで、導入を決めました」（長嶺さん）
しかし導入支援先については、取引のある会社がなく選定に悩んだとのこと。
「大規模企業向けの導入支援サービスは多く存在しますが、当社のようなサイズの企業に適したサポートを提供する会社を見つけることは困難でした。問い合わせをするにも、どう相談していいのかがわかりませんでした」（佐藤さん）
そこで、セミナーで知ったZUNDAに相談をしました。
「社内の研修やマニュアルなど各種資料を用意いただけると聞き、支援をお願いしました。当初、移行のマニュアルなどは自分たちで整備する想定で、工数がかかると見込んでいたので、その作業が削減できることに価値を感じました」（長嶺さん）
「定例のオンラインミーティングに加え、チャットベースのサポートを利用可能な点が大変心強く感じました。私たちは基本的な知識はあるため、現場での直接的な作業支援よりも、必要に応じて迅速に質問への回答が得られる体制が最適でした」（佐藤さん）
二段階に分けた移行により、業務への影響を最小限に。
同社は、 Google Workspace の導入を2段階で実施しました。第1段階で Google Workspace の基本機能を導入し、第2段階で既存の共有ストレージサービスからGoogleドライブへのデータ移行を行いました。Googleドライブへの移行時期を意図的に遅らせた理由について、次のように話します。
「私たちの業務は四半期決算に影響されるため、繁忙期との重複を避けて移行時期を設定しました。クライアント対応の遅延や業務処理の漏れは絶対に避けなければならないため、段階的に移行を進めることにしました。これにより、業務への影響を最小限に抑え、クライアントにご迷惑をおかけすることなく、移行をすることができました」（佐藤さん）
移行期の支援については、ZUNDAが事前に詳細なヒアリングシートと設定確認リストを作成し提供しました。お二人がこれらの項目に対して回答を行い、それに基づいて移行作業が進められました。
「テンプレートに基づいて作業を進められたため、移行プロセス全体がスムーズでした。自社で要件の洗い出しを行う場合、多大な時間と労力を要しますが、業界のプロフェッショナルによってリストアップされた項目に沿って進めることで、抜け漏れなく移行ができました」（佐藤さん）
職員に対しては、ZUNDAより提供したユーザー向けマニュアルを社内に公開し、不明点は自己解決できるようにしました。
「職員はITスキルがある程度あるので、使い始める前に一通りマニュアルを読んでもらうことで、質問は最小限におさえられました。自分たちでマニュアルを作るのは大変だったので、工数削減でき助かりました」（佐藤さん）
管理者向けマニュアルは、現在でも必要に応じて参照しているとのことです。設定内容の影響箇所などが明示されているため、通常のヘルプよりも実践的な内容になっていることを評価しています。
スムーズに完了したシステムの移行。
システムの移行にあたっては、メール設定やデータの移行などで戸惑うこともありましたが、大きなトラブルなく完了しました。
「移行にあたって細かい疑問はいくつかありましたが、ZUNDAの担当者に相談しながら解決し、スムーズに移行できました」（長嶺さん）
Googleドライブのアクセス権限については、フォルダごとの権限と権限グループのメールアドレスのリストをアクリアから共有してもらい、工数のかかる設定実務はZUNDAにて対応しました。
「セキュリティ設定では、提案いただいた階層的アクセス制御の方法が参考になりました。当社では、最上位のフォルダを最も厳格に設定し、そこから下位の階層に向かって段階的に権限を緩和していく手法を採用しました。当社が取り扱う情報の機密性を考慮すると、アクセス制限は厳密にしなければいけないので、ZUNDAによる専門的なサポートがあったことは、非常に心強く感じました」（佐藤さん）
スプレッドシートやカレンダーで、通常業務が効率化。クライアントとのコミュニケーションも円滑に。
Google Workspaceで特に重宝しているのが、スプレッドシートで、進捗管理などに利用しているそうです。
「Excelは共同編集ができず、更新管理が煩雑になっていましたが、Googleスプレッドシートは共同編集が可能なので、常に最新の情報が保持されることでバージョン管理自体が不要になり業務効率化につながりました。例えば業務上ToDoの数が多いのでその管理にスプレッドシートを使っているのですが。クライアントと、スプレッドシートにまとめた確認事項リストをオンライン上で一緒に見ながら、月次処理を行うこともあり、便利に活用しています」（長嶺さん）
他にも、Googleドライブでのファイル共有やカレンダーを使った日程調整はスムーズに利用できています。また、入社手続きにおいてもこれまでツールごとに複数作成していたアカウントをGoogle Workspaceにまとめることができ、管理者にとっても職員にとっても業務の大きな効率化につながりました。一方、Google Meetの画質には改善を望みたいという意見がありました。
「在宅勤務のメンバーもいるため、必要に応じてオンラインミーティングを開催しています。カレンダーでGoogle Meetのリンクをメンバーに共有して、すぐにオンラインミーティングを始められるのは便利です。画質がもう少し良いと見やすいですね」（佐藤さん）
業界的にもセキュリティには十分注意をする必要があり、随時情報をピックアップするためZUNDAには、定期的な最新情報の提供を望むというお話しでした。以前、認証用デバイスである FIDO2 セキュリティキーの情報を提供したことをきっかけに導入を行い、現在便利に利用しているとのこと。ZUNDAでは、お客様のITに関わる最初の窓口として、ご相談を受けるだけでなく、積極的な情報発信にも力を入れていきます。
ZUNDAについて
ZUNDA株式会社は Google Workspace の代理店です。「テクノロジーを通じて自由で安全なデジタル・ワークプレイスを提供し、事業の成長を後押しする」をビジョンに、IT環境の設計・構築支援・運用代行などを行っています。
Google Workspace の他にも貴社に最適なIT環境を構築すためのITサービス各種を取り扱っております。また、構築や運用をサポートする顧問契約やアドバンスドサポートも承っております。
詳しくはZUNDAコーポレートサイトよりお問い合わせください。
